organizzare fiera di successo

Le fiere sono un evento marketing importante che spesso rappresenta una parte significativa del budget comunicativo di unazienda, addirittura il 45%, secondo alcune fonti. Molti professionisti di marketing considerano la fiera il canale più efficace ed immediato per generare contatti. 

In questo articolo volevo fornirti i miei consigli per organizzare al meglio la tua fiera ottimizzando le varie fasi partendo da quelle antecedenti l’evento fino a quelle da svolgere successivamente per mettere a frutto quanto fatto.

organizzare fiera di successo

Ooni fiera è un momento chiave per incontrare fisicamente i potenziali clienti e interagire con loro. In alcuni settori, come quello manifatturiero, la fiera è di gran lunga il principale canale di lead generation.

A differenza di altri canali, la conversazione avviene in tempo reale, puoi così rispondere in diretta alle domande e alle obiezioni dei visitatori, rassicurarli sulla tua offerta, sulle competenze e instaurare una prima relazione.

8 consigli per organizzare la tua fiera

Una fiera ha durata limitata e deve essere vista come un’attività che inizia ben prima la data di inizio e prosegue anche dopo la finestra temporale in cui si svolge. La parola d’ordine per organizzare una buona fiera è preparazione ecco quindi i miei consigli.

1. Verifica il corretto allineamento tra la fiera e i tuoi obiettivi

Prima di dedicarti alla preparazione della fiera, la prima domanda da porti è quali sono i tuoi obiettivi. Ogni fiera ha le sue specificità, il suo stile e il suo pubblico, per essere sicuro prova a rispondere a queste domanre:

  • Sei sicuro di appartenere a quell’ambiente? 
  • In che modo la tua partecipazione a questa fiera è in linea con i tuoi obiettivi aziendali ?
  • I partecipanti corrispondono alle tue personas?
  • Hai una proposta di valore di interesse per loro?
  • Hai identificato dei KPI per monitorare i risultati ottenuti?

2. Definisci il tuo approccio

Una volta che avrai definitio i profili personas che parteciperanno alla fiera puoi iniziare a pensare all’approccio da adottare.

  • Come li avvicinerai?
  • Quali dei tuoi collaboratori è più adatto per partecipare all’evento?
  • Quali contenuti sono indicati per il tuo target?
  • Come preparare i tuoi venditori a  sostenre il dialogo con i visitatori?

A volte da espositori siamo tentati di presentare tutto quello che offre la nostra azienda, ma abbiamo pochissimo tempo per catturare l’attenzione e raccogliere il maggior numero possibile di contatti.Per sfruttare al meglio il poco tempo a disposizione prepara una tua stragegia, assicurati quindi di

  • predisporre alcune domande per comprendere al meglio i bisogni degli utenti.
  • predisporre un discorso riassuntivo contenente i punti principali della tua offera. A seconda delle risposte che il visitatori fornirà alle tue domande adatta la tua presentazione.
  • predisponi il materiale che ti permetterà di effettuare il passo successivo come un invito a compilare un foglio o un form di contatto.

3. Pianifica una comunicazione pre fiera

Prima della fiera, puoi iniziare a “preriscaldare” il contatti che ti interessa incontrare durante l’evento.

E’ quindi importante giocare d’anticipo e invitare presso il tuo stand i marchi e le persone che ti interessa contattare. Puoi addirittura organizzare un testo di presentazione personalizzato per ognunom in tal modo riuscirai a suscitare il giusto interesse (account marketing).

Il messaggio così creato potrà essere inviato tramite una campagna di email marketing o tramite un contatto diretto sfruttando il social network nel caso tu non conosca i loro indirizzi email. Questa attività ti permetterà di generare un flusso di visitatori a target al tuo stand.

Per attrarre ulteriormente il loro interesse puoi anche offire un incontro o una presentazione personalizzata a loro riservati presso il loro stand (incontro VIP individuale e dedicato) oppure un invito ad una conferenza.

Garantire la generazione di lead qualificati il giorno della fiera

Ora che siamo all’evento non perdiamoci d’animo, abbiamo organizzato correttamente i messaggi e invitato le persone giuste, non resta che tenere duro e passare alla fase più divertente.

4. Fai la differenza con il tuo stand

Durante la fiera competi con gli altri espositori per attirare l’attenzione dei visitatori. Alcuni visitatori hanno un’idea chiara di ciò che vogliono vedere ma gli altri vagano per i corridoi e attendono di esere intercettati.

Per catturarli, puoi concentrarti sugli elementi visivi (roll-up, poster, ecc.) che intercettino il loro interesse. Assicurati di veicolare un messaggio chiaro e conciso e comunica la tua proposta di valore.

Anche la disposizione dello stand gioca un ruolo, la corretta disposizione di tavolini, reception e prodotti non deve essere un muro impenetrabile ma consentire un accesso all’interno dello stand per cogliere gli elementi distintivi.

Oltre ai tradizionali supporti comunicativi è un’ottima idea utilizzare uno schermo, meglio se di grandi dimensioni, è inutile pretendere di mostrare qualcosa in una fiera sul proprio portatile. Un video ben fatto non solo attira l’attenzione ma aiuta i visitatori a comprendere la tua proposta. È anche un modo di intrattenerli se c’è un’attesa.

5. Semplifica la raccolta dei contatti

Abbiamo visto come attirare i visitatori al tuo stand, presentare il tuo messaggio, sarebbe ora un peccato non capitalizzare queste attività e non raccogliere i contatti di interesse.

Come nell’ inbound marketing, con moduli, devi organizzare i mezzi per poter riconttattare i visitatori e continuare la conversazione oltre l’evento. Per facilitare la gestione dei contatti, puoi affidarsi a strumenti di gestione degli eventi, che consentono per registrarli direttamente nel tuo CRM, ad esempio scansionando il loro biglietto da visita.Se non sei dotato di un CRM o strumenti superficiali ti consiglio di organizzarti con un Google Forms.

Sarebbe un peccato perdere informazioni e opportunità a causa di un inserimento manuale illeggibile. Ogenerare un’attività di data entry, a basso valore aggiunto, che rallenterebbe l’elaborazione dei lead generati.

Post-evento: qualificare i lead e trasformarli in clienti

La fiera è finita, siamo stanchi e soddisfatti, è ora però il momento di chiudere in bellezza e sfruttare quanto fatto per sviluppare le relazioni instaurate.

6. Invia un messaggio di ringraziamento lo scambio

Hai incontrato molti potenziali clienti qualificati durante l’evento ma è soprattutto adesso che devi attivarti per capitalizzare questi incontri.

Ti consiglio di organizzare questa attività prima dell’evento, al ritorno sarai stanco ed oberato di lavoro arretrato, rischieresti così di non dare dovuto seguito all’attività svolta.

Prepara quindi in anticipo una o più sequenze di follow-up post-evento, ad esempio potresti predisporre un messaggio di ringraziamento. È il momento di:

  • Mostra al potenziale cliente che apprezzi l’interscambio avuto
  • Possibilmente condividi contenuti relativi a quanto discusso
  • Condividi le tue informazioni di contatto
  • Proponi un passaggio successivo (demo personalizzata, appuntamento, ecc.).

7. Importa i lead nel tuo CRM

L’elaborazione del lead inizia alla fine della fiera con l’integrazione delle informazioni nel tuo CRM e il loro confronto con i dati già esistenti sul contatto o sul suo profilo aziendale.
Se lo fai manualmente, perdi tempo e fatica. Cerca di automatizzare il più possibile le attività di importazione mentre dedicati a consolirare i tuoi appunti mentali riguardanti gli interessi degli utenti e quanto vi siete detti.

8. Utilizza la marketing automation per continuare la relazione

Se i contatti sono tanti e desideri farli crescere puoi proseguire la fiera mantenendo una relazione tramite un sistema di newsletter creando una campagna personalizzata che magari invia una serie di mail contenenti materiale informativo e finalizzate a fissare adesempio una call o un incontro.

Durante la fiera hai raccolto molte informazioni di contatto ma anche informazioni sui problemi e sullo stato del potenziale cliente in relazione alla tua soluzione. Sulla base di questi dati, puoi predisporre scenari personalizzati da gestire con un sistema di marketing automation, in un’ottica di lead nurturing, potrai così condividere contenuti di interesse con tuoi lead

Valutiamo i risultadi della nostra fiera

Ce l’hai quasi fatta, l’ultimo passaggio, spesso appannaggio delle aziende del B2B, è legato alla valorizzarione del ROI ossia la misurazione dei risutati ottenuti. E’ evidente che se vuoi trasformare il maggior numero possibile di contatti raccolti in fiera in clienti, devi rafforzare la preparazione e il followup post-fiera .

Le aziende che integrano eventi fieristici con strumenti digitali guadagnano un notevole vantaggio competitivo rispetto ai competitor e la possibilità di gestire in maniera organizzata una relazione post evento.

Se desideri massimzzare il Ritorno di Investimento delle tue fiere contattaci per organizzare al meglio ogni fase.

Davide Posteri
Web Marketing

Aiuto le imprese a generare nuove opportunità di vendita tramite il web. Mi piace supportare impenditori nella definizione della propria proposta di valore, nella creazione di un sito in grado di rispondere alle esigenze dei visitatori e nella pogettazione della staregia web marketing. Mi appassiona l'indicizzazione sui motori di ricerca e utilizzare le più recenti tecnologie all'interno dei miei progetti.