Matrice di Stacey: gestire la complessità dei progetti digitali

In questo blog ci concentriamo principalmente su temi legati al marketing, ma chi gestisce progetti digitali sa quanto questi possano essere complessi e variegati. Proprio per questo, ho deciso di dedicare questo post alla Matrice di Stacey, uno strumento estremamente utile per valutare e gestire la complessità di un progetto, indipendentemente dal settore in cui si opera. La comprensione della complessità di un qualsiasi progetto è un passo fondamentale per scegliere l’approccio più adatto, e la Matrice di Stacey offre una guida preziosa per affrontare questo processo.

Cos’è la Matrice di Stacey?

La Matrice di Stacey è un modello teorico utilizzato per classificare i sistemi in base al grado di certezza e di accordo che li caratterizza. Si basa su una rappresentazione cartesiana all’interno della quale collocare il proprio progetto secondo le sue caratteristiche. In particolare abbiamo

• Sull’ asse X viene rappresentato il grado di certezza rispetto al progetto da affrontare, ovvero la misura il modo in cui è possibile prevedere il comportamento del sistema. Più è alto il grado di certezza (lato sinistro del grafico), maggiore è la conoscenza che abbiamo del problema e più facilmente possiamo prevedere come evolveranno le dinamiche del progetto. Più ci spostiamo sulla destra maggiore sarà il grado di incertezza e imprevedibilità.
• Sull‘asse Y viene invece rappresentato il grado di accordo tra le persone coinvolte, cioè quanto consenso c’è all’interno del team sugli obiettivi, i valori e i metodi da adottare per risolvere il problema saremo nella barte bassa del grafico, mentre salendo verso l’alto auenterà il grado di disaccordo.

Questi due assi creano una matrice che evidenzia quattro situazioni o scenari all’interno dei quali possono ricadere i nostri progetti, abbiamo quindi:

1. Situazioni semplici: caratterizzate da un alto livello di certezza e accordo tra i vari membri del team identificata dal colore blu in basso a sinistra.
   
2. Situazioni complicate: rappresentate nell’immagine dall’area di colore azzurro possono essere divise in 2 differenti tipologie:
   
   • Lontano dall’accordo, vicino alla certezza
     In questo scenario, c’è un alto grado di certezza sui processi e sui risultati attesi, ma un basso grado di accordo tra i membrie del team.
   • Vicino all’accordo, lontano dalla certezza
     In questo contesto, c’è un alto livello di accordo tra i decisori, ma il grado di certezza è medio o limitato. Il team condivide una visione comune e ha chiari gli obiettivi, ma i dettagli operativi e le modalità per raggiungerli non sono del tutto definiti.
     
3. Situazioni complesse: caratterizzate da un basso grado di certezza e accordo. Il problema non è ben compreso e le opinioni all’interno del team sono discordanti.
4. Situazioni caotiche: sono situazioni dove sia la certezza che l’accordo sono minimi. Qui, il caos regna sovrano e occorre agire rapidamente per cercare di ristabilire il controllo e trovare una direzione.

Come utilizzare la giusta strategia grazie alla Matrice di Stacey?

Per utilizzare efficacemente la Matrice di Stacey, è importante analizzare il contesto del progetto o della situazione e valutare dove ci si trova rispetto ai due assi. Questo aiuta a scegliere l’approccio gestionale più adatto in particlare sarà opportuno adottare le strategie qui sotto in base al posizionamento del nostro progetto all’interno della matrice:

• Progetti SEMPLICI: la situazione è chiara e possono essere applicate procedure standard ampiamente condivise. Puoi adottare conosciute, attività ripetitive caratterizzate da processi ben definiti.
  
• Progetti COMPLICATI: in questo caso è opportuno generalmente affidarsi a esperti che possano guidare il team in base alla situazione in cui ci si trova, in particolare:
  
  • Se la procedura è chiara ma i membri del team o gli stakeholder hanno visioni contrastanti sugli obiettivi o sulle modalità per raggiungerli allora le decisioni devono essere prese attraverso compromessi o negoziazioni tra le parti coinvolte. Questo tipo di gestione può richiedere interventi a livello politico o organizzativo, poiché la chiave per procedere è trovare un equilibrio tra le diverse opinioni e costruire consenso, piuttosto che risolvere problemi tecnici o operativi.
    
  • Se la procedura non è chiara ma i membri condividono la visione è allora adottare un approccio decisionale che può basarsi su fatti, analisi e ricerca, o che può avvalersi del contributo di esperti per aumentare la chiarezza sulle azioni da intraprendere. La gestione in questo caso si concentra sull’apprendimento e sulla graduale riduzione dell’incertezza attraverso approfondimenti e consulenze.
    
• Progetti COMPLESSI: In questo caso, è necessario adottare un approccio adattivo, con sperimentazioni e aggiustamenti continui, usare approcci agili e flessibili, aperti alla sperimentazione.
  
• Progetti CAOTICI: prendere decisioni rapide per ristabilire l’ordine. E’ opportuno trovare un modo per affrontare il più velocemente possibile la situazione prima ce dreni troppe risorse e crei malumori all’interno del team

Come dall’immagini qui sopra è evidente come più aumentano disaccordo e incertezza più sarà opportuno adottare strategie tipiche dell’apporccio AGILE in grado di intervenire prontamente e mantenere il controllo del progetto, suddividendoli in brevi sprint rapidi e facilmente condivisibili.

La linea verder nell’immagine rappresenta quindi l’evolversi della metodologia da soluzioni più stnadard e prevedibili verso soluzioni più flessibili e sperimentali.

I vantaggi per il project manager digitali

L’applicazione della Matrice di Stacey può offrirti numerosi vantaggi nella gestione dei progetti:

1. Scelta dell’approccio gestionale: consente al project manager di adattare il metodo in base al livello di complessità del progetto, utilizzando approcci predittivi o adattivi quando necessario.
2. Miglioramento del processo decisionale: aiuta a capire se è meglio delegare decisioni a esperti, prendere decisioni collettive o agire rapidamente in autonomia.
3. Ottimizzazione del team building: fornisce indicazioni su come selezionare le competenze giuste all’interno del team in base alla complessità del progetto.
4. Strutturazione del problem solving: aiuta a identificare il tipo di problema da risolvere e a scegliere gli strumenti più adatti.

Perché dovresti adottare la Matrice di Stacey?

La Matrice di Stacey è molto più di un semplice strumento di classificazione: è un modo per comprendere meglio la complessità di un progetto e per guidare il team verso soluzioni efficaci. Tra i principali vantaggi troviamo:

• Maggiore efficienza: evita l’uso di metodi inappropriati che potrebbero rallentare o compromettere il successo del progetto.
• Migliore comunicazione nel team: facilita il dialogo e aiuta a trovare un linguaggio comune per affrontare le sfide. E’ inoltre una rappresentazione semplice e facilmente condivisibile
• Scelta consapevole di metodi e strumenti: garantisce che le decisioni siano basate sulla reale complessità del contesto.

Questo strumento ha comunque anche aspetti negativi che devono essere gestiti con attenzione.

• Non tiene conto dell’ambiente del progetto: il modello non prende in considerazione sistemi, asset o ocmpetenze esterne al sistema analizzato
• Mancanza di precisione: il posizionamento dei punti e i confini delle aree sono aleatori, non è possibile ottenere informazioni precise ma solo indicative su quale sia la strategia migliore.

In conclusione, la Matrice di Stacey è uno strumento fondamentale per ogni project manager che desidera affrontare con consapevolezza e strategia la complessità di un progetto, specialmente in ambienti digitali. Grazie a questa matrice, è possibile gestire meglio l’incertezza e aumentare l’efficienza operativa del proprio team.