Ho deciso di scrivere questo articolo sulla Matrice di Eisenhower per fornirti un metodo per che ti permetta di organizzarte al meglio il tuo lavoro dando le giuste priorità alle attività più importanti e urgenti subito dopo averti parlato di come valutare la complessità dei progetti web tramite la Matrice di Stacey. So che non sono argomenti strettamente legati al marketing ma sono pur sempre strumenti lavorativi altamente efficienti che mi permettono di valutare e gestire con efficacia tutti i miei progetti di consulenza marketing e promozione online.
Cosa è la matrice di Eisenhower?
La Matrice di Eisenhower è uno strumento straordinario che ti permette di organizzare le tue attività e identificare le priorità, migliorando la produttività e riducendo lo stress. Se ti capita spesso di elencare su un block notes tutte le cose che devi fare in un giorno, la matrice di Eisenhower ti fornisce il metodo per ordinare e svolgere le stesse nel modo più proficuo.
La matrice si basa su due criteri fondamentali: urgenza e importanza. Questi criteri permettono di organizzare le tua attività all’interno di un gradfico composto da 4 quadranti così caratterizzati:
- Importante e Urgente: Da fare subito.
- Importante ma Non Urgente: Da pianificare.
- Non Importante ma Urgente: Da delegare.
- Non Importante e Non Urgente: Da eliminare o rimandare.
Ogni attività che affrontiamo può essere collocata in uno di questi quadranti, aiutandoti a concentrare le energie su ciò che conta davvero.
Come usare la matrice di Eisenhower
Il primo passo è fare un elenco completo delle attività che devi affrontare. Include sia compiti quotidiani che progetti più complessi. Questo ti darà una visione chiara di tutto ciò che richiede la tua attenzione. Successivamente per ogni attività dovrai chiederti:
- È urgente? (Deve essere completata immediatamente o a breve termine?)
- È importante? (Contribuisce ai miei obiettivi a lungo termine o a quelli del mio team?)
Potrai ora passare a organizzare ogni attività all’interno di uno dei quattro quadranti della tua matrice.
Quadrante 1: Importante e Urgente
Questi compiti richiedono attenzione immediata. Possono includere crisi, scadenze imminenti o problemi imprevisti. Esempio: risolvere un bug critico in un software poco prima del rilascio.
Strategia: Falli subito.
Quadrante 2: Importante ma Non Urgente
Questi compiti sono essenziali per il successo a lungo termine, ma non richiedono azione immediata. Ad esempio, pianificare strategie, sviluppare competenze o costruire relazioni.
Strategia: Pianifica nel tuo calendario e assicurati di dedicare tempo sufficiente.
Quadrante 3: Non Importante ma Urgente
Questi compiti spesso derivano dalle richieste di altri e non contribuiscono direttamente ai tuoi obiettivi principali. Esempio: rispondere a email non critiche o gestire interruzioni.
Strategia: Delegali a membri del team che possono gestirli.
Quadrante 4: Non Importante e Non Urgente
Queste attività rappresentano distrazioni o sprechi di tempo. Ad esempio, scrolling sui social media o riunioni non necessarie.
Strategia: Eliminali o rimandali.
Esempio di come applico la matrice Eisenhower nel Web Marketing
Nel mio malvoro ci consulente marketing mi capita spesso di utilizzare questo utile strumento all’interno dei miei progetti perapprocciare con efficacia le attività da svolgere e organizzare al meglio il team, ecco quindi qualche esempio di attività di web marketing organizzate secondo quanto presentato:
- Importante e Urgente
Nel web marketing, queste attività possono includere la gestione di crisi reputazionali online, la correzione immediata di errori critici in una campagna pubblicitaria in corso o la risposta tempestiva a commenti negativi sui social media. - Importante ma Non Urgente
Questi compiti sono essenziali per il successo a lungo termine, ma non richiedono azione immediata. Esempio: pianificare una strategia SEO, creare contenuti per il blog aziendale o analizzare dati per ottimizzare future campagne. - Non Importante ma Urgente
Questi compiti spesso derivano da richieste improvvise che non contribuiscono direttamente agli obiettivi principali. Nel web marketing, possono includere rispondere a email non cruciali, gestire problemi legati a domande generiche di clienti o moderare commenti di bassa priorità sui social media. - Non Importante e Non Urgente
Queste attività rappresentano distrazioni o sprechi di tempo. Esempi: analizzare metriche irrilevanti, seguire tendenze di marketing non allineate alla strategia aziendale o spendere troppo tempo su piattaforme social senza obiettivi chiari.
Come rendere ancora più efficace la matrice di Eisenhower
Ecco ora alcuni suggerimenti che ti permetteranno di diventare ancora più efficiente:
Rendi la matrice di facile lettura
La facilità di comprensione è un ottimo alleato per la gestione dei progetti, riduci il numero massimo di attività per ogni quadrante ad un massimo di 7, in questo modo le attività saranno facilmente comprensibili. Assegna un colore ad ogni attività sulla base del riquadro di appartenenza, in questo modo anche i tuoi elenchi risulteranno più comprensibili.
Utilizza strumenti visivi
Una grande la vagna, una parete alla quale appendere post IT o un software condiviso online consentieranno una visione d’insieme e condivisa delle attività da svolgere.
Impara a delegare con efficacia
Quando identifichi attività nel quadrante 3, saper delegare è di fondamentale importanza. Ecco alcuni suggerimenti per farlo in modo efficace:
- Seleziona la persona giusta: Assicurati che il compito sia adatto alle competenze e alle responsabilità del membro del team.
- Comunica chiaramente: Spiega l’obiettivo, i risultati attesi e le scadenze.
- Fornisci supporto: Resta disponibile per chiarimenti o assistenza, ma evita il micromanagement.
- Monitora e dai feedback: Verifica lo stato d’avanzamento e offri riscontri costruttivi.
La Matrice di Eisenhower è un potente strumento per ottimizzare la gestione delle attività nel web marketing. Applicandola con costanza, sarai in grado di identificare ciò che è prioritario, delegare con sicurezza e liberare tempo per concentrarti sugli obiettivi a lungo termine.
Prova subito a implementarla nelle tue attività e condividi nei commenti le tue esperienze!
